INTRODUCTION

La protection des renseignements personnels est encadrée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P39.1, Québec, la Charte des droits et libertés de la personne du Québec et par le Code civil du Québec.

La présente politique établit une procédure de gestion des renseignements personnels par le Club Lions St-Etienne/St-Nicolas/St-Rédempteur afin que l’organisme recueille, détienne, conserve, utilise et communique des renseignements personnels sur les membres, les commanditaires, les contributeurs à nos activités de financement, les bénévoles, actuels ou passés, conformément à la loi qui garantit le droit au respect de la vie privée.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après appelé : « personne responsable ») dans l’organisme est chargée de l’application et du respect de la présente politique.

À cet égard, la personne responsable diffuse la présente politique sur le site Internet du Club et la rend disponible pour consultation ou formation. En outre, la personne responsable détermine les directives et les procédés nécessaires à l’application de la présente politique. Cette politique vise autant la protection des renseignements recueillis et conservés sur un support papier ou numérique.

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

Pour l’application de la présente politique, le Club Lions St-Etienne/St-Nicolas/St-Rédempteur respecte les principes suivants :

Recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires à la bonne gestion des opérations ;
Aviser les personnes concernées dès que leurs renseignements personnels sont exigés de l’utilisation et de la communication qui en seront faites ;
Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient sur autrui en encadrant leur conservation, rectification et destruction tout en s’assurant de prévoir les rôles et les responsabilités des membres.

Dans le cadre de ces principes, l’organisme procède ponctuellement à l’épuration des dossiers, à la révision de ses formulaires et de ses pratiques, à des mises à jour ainsi qu’à la mise en place d’un emplacement dédié à la conservation et à la consultation des renseignements personnels.

DÉFINITION D’UN RENRENSEIGNEMENT PERSONNEL

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ces renseignements sont confidentiels et doivent être traités comme tels et doivent être essentiels à sa gestion.

Pour l’organisme, sont notamment considérés comme des renseignements personnels : nom, prénom, adresse résidentielle, numéros de téléphone, adresse courriel, photos et informations bancaires

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Club Lions St-Etienne/St-Nicolas/St-Rédempteur recueille des renseignements personnels lorsqu’il a un intérêt sérieux et légitime de le faire et il ne conserve que ceux qui sont nécessaires à son bon fonctionnement. Il est en mesure de justifier la raison pour laquelle il requiert chaque renseignement personnel.

Des renseignements personnels peuvent être recueillis par entretien téléphonique, par l’entremise d’un formulaire papier ou par toute interaction entre des personnes physiques et l’organisme ou ses parties prenantes.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les dossiers physiques contenant des renseignements confidentiels sont gardés sous clé dans un classeur ou dans un emplacement dédié à cette fin par la personne responsable et auquel l’accès est sécurisé. Les locaux du Club Lions St-Etienne/St-Nicolas/St-Rédempteur sont également sécurisés à l’aide d’un mécanisme de serrure.

Les ordinateurs fixes et portables sont protégés par un mot de passe et une application de protection.

RESPONSABLE DE LA POLITIQUE

Monsieur Richard Demers, membre du conseil d’administration du Club Lions St-Etienne/St-Nicolas/St-Rédempteur est responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme en conformité avec l’article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Il est possible de la rejoindre au 418-831-3891 ou à l’adresse courriel suivante : richdemers @hotmail.com

En plus de ses autres fonctions, la personne responsable s’assure également que les membres de l’organisme comprennent les enjeux en matière de protection des renseignements personnels.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels recueillis par l’organisme sont utilisés ou communiqués aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. à moins que la personne concernée y consente ou que la loi l’exige. Les informations sont obtenues afin de d’assurer la continuité de ses activités

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque l’objet pour lequel un renseignement personnel a été recueilli est réalisé, l’organisme le détruit, à moins de circonstances exceptionnelles prévues par la Loi. Par ailleurs, l’organisme conserve un renseignement personnel pour la durée requise par les autorités gouvernementales auprès desquelles elle est redevable.

L’organisme ne jette au rebut aucun document qui contient un renseignement personnel susceptible d’être reconstitué. À chaque fois que cela est possible, ces informations sont supprimées (version électronique) ou déchiquetées (version papier).

TRANSMISSION DE DOCUMENTS CONTENANT DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS

À l’occasion d’une transmission par courriel, les représentants de l’organisme indiquent, dans l’objet, la nature confidentielle de la transmission et, dans le message, la mention de confidentialité invitant le destinataire à communiquer avec l’expéditeur sans délai en cas de réception par erreur. Les représentants de l’organisme indiquent, dans la signature du courriel, leur nom ainsi que l’adresse et les numéros de téléphone .

À l’occasion d’une transmission par courrier, les représentants de l’organisme indiquent clairement, sur l’enveloppe, le nom et l’adresse de la personne autorisée à recevoir les documents.

En transmettant des renseignements personnels à l’organisme, il est entendu que les personnes concernées comprennent que celui-ci déploie les meilleures pratiques de travail et mécanismes de protection afin de limiter la possibilité de la survenance d’un quelconque incident, fuite ou mauvaise utilisation des renseignements personnels. Cependant, l’organisme ne peut garantir une sécurité infaillible à tout scénario envisagé